Yüklenicinin kestiği fatura, teslim fişi veya irsaliye tek başına ödeme yapılması için yeterli midir? Doğrudan Temin kapsamında yapılan alımlarda en az 3 kişilik muayene ve kabul komisyonu tutanağı düzenlenmeden hakediş ödenmesi ne tür hukuki ve mali sorumluluklar doğurur? İhale ve doğrudan temin süreçlerinde muayene-kabul ve kontrol teşkilatı zorunluluğu var mıdır ? 

Kamu idareleri ile belediye iştiraklerinde ödeme ve hakediş süreçlerinde en sık karşılaşılan usul sakatlıklarından biri, denetim, muayene ve kabul aşamalarının şekli bir formalite olarak görülüp fiilen atlanmasıdır.

Özellikle doğrudan teminle sözleşmeye bağlanan işlerde; kontrol teşkilatı kurulmamakta, en az üç kişiden oluşan muayene ve kabul komisyonları toplanmamakta ve yalnızca yüklenici firmanın getirdiği fatura ve sevk irsaliyelerine dayanılarak doğrudan banka transferi yapılmaktadır.

Sayıştay denetçilerinin kamu şirketleri üzerinde yaptığı incelemeler; şartname ve sözleşmede öngörülen muayene-kabul tutanakları tanzim edilmeden yapılan tüm hakediş ödemelerinin 4735 sayılı Kamu İhale Sözleşmeleri Kanunu’na açık aykırılık teşkil ettiğini ve kanıtlayıcı belgeden yoksun bu ödemelerin doğrudan harcama yetkilisi ile muhasebe yetkilisini mali sorumluluk altına soktuğunu ortaya koymuştur.

Kamu idareleri ile belediye şirketlerinin mali uygulamalarında sıklıkla karşılaşılan en büyük kavram yanılgısı; “ihale usulü esnedikçe veya istisna kapsamına girildikçe denetim ve kabul yükümlülüğünün de ortadan kalktığı” zannıdır.

Uygulayıcılar çoğunlukla;

  • 4734 sayılı Kanun’a tabi açık veya pazarlık usulü ihalelerde kabul komisyonu kurmayı zorunlu görürken,

  • 22. madde kapsamındaki doğrudan temin alımlarında ve 3/(g) gibi istisna sözleşmelerinde, sürecin “serbest piyasa alımı” niteliğinde olduğunu düşünerek yalnızca yüklenicinin kestiği faturaya, sevk irsaliyesine veya serbest meslek makbuzuna dayanarak ödeme yapmaktadır.

Kamu alımlarında bir mal veya hizmetin bedelinin ödenebilmesi, malın fiziki olarak idareye girmesiyle değil; yetkili komisyonca “şartnameye uygunluğunun resmen onaylanmasıyla” mümkündür.

  • Sözleşmede Yer Alması Zorunlu Hususlar (4735 md. 7/p): Tip sözleşmelerde denetim, muayene ve kabul işlemlerine ilişkin açık şartların yer alması zorunludur.

  • Komisyon Kurulması ve Teslim Şartı (4735 md. 11):

    “Teslim edilen mal, hizmet, yapım veya yapılan işin muayene ve kabul işlemleri, idarelerce kurulacak en az üç kişilik muayene ve kabul komisyonları tarafından yapılır. Mal veya yapılan iş yüklenici tarafından idareye teslim edilmedikçe muayene ve kabul işlemleri yapılamaz.”

  • İkincil Mevzuat Düzenlemeleri: Mal Alımları Denetim Muayene ve Kabul İşlemlerine Dair Yönetmelik ile Hizmet Alımları Muayene ve Kabul Yönetmeliği; komisyonun teşkili, numune alma, laboratuvar testleri, fiziki sayım ve kabul tutanağının tanzim usullerini emredici şekilde düzenlemiştir.

  • Doğrudan Teminler ise : İdare doğrudan teminle yaptığı bir alımı yazılı bir sözleşmeye bağlamış ve sözleşmede denetim-muayene şartı öngörmüşse, tıpkı açık ihaleli işlerde olduğu gibi 4735 sayılı Kanun ve Yönetmelik hükümleri dairesinde komisyon tutanağı düzenlemek zorundadır.

4734 Sayılı Kanun Kapsamındaki İhaleli İşler

Açık ihale veya 21. madde kapsamındaki pazarlık usulüyle yapılan tüm işlerde süreç bütünüyle 4735 sayılı Kamu İhale Sözleşmeleri Kanunu’nun 11. maddesine tabidir:

  • İdare teslim edilen mal veya hizmet için en az 3 kişilik bir muayene ve kabul komisyonu kurmak zorundadır.

  • İş yüklenici tarafından teslim edilmedikçe kabul süreci başlatılamaz.

  • Şartnamede yer alan teknik kriterler (örneğin akaryakıtta laboratuvar analizi, yapımda fen ve sanat kuralları) raporda tek tek doğrulanmadan kabul onaylanamaz.

  • Bu rejimde kabul tutanağının bulunmaması, ödeme emri belgesinin asli kanıtlayıcı unsurunu yok eder.

Doğrudan Temin Kapsamındaki Alımlar

Doğrudan teminde uygulayıcıların düştüğü en büyük tuzak, “Bu bir ihale usulü değildir, dolayısıyla komisyona gerek yoktur” varsayımıdır. Burada ikili bir ayrım geçerlidir:

  1. Sözleşmeli Doğrudan Temin: İdare doğrudan teminle yaptığı işi (örneğin bir yıllık araç kiralama, akaryakıt temini veya avukatlık/müşavirlik hizmeti) yazılı bir sözleşmeye bağlamışsa ve sözleşmeye “Muayene ve kabul işlemleri 4735 sayılı Kanun ve ilgili yönetmeliklere göre yapılır” hükmünü koymuşsa; artık idare kendi koyduğu kurala uymak zorundadır. “Nasılsa doğrudan temindir” diyerek komisyon kurmamak sözleşmenin açık ihlalidir.

  2. Sözleşmesiz Küçük Alımlar (Rutin 22/d): Yazılı sözleşme yapılmayan tek seferlik alımlarda dahi Harcama Belgeleri Yönetmeliği gereğince fatura tek başına yetmez. Faturanın arkasına harcama yetkilisince görevlendirilen görevlinin “Piyasa araştırması yapılmış olup, belirtilen mal/hizmet şartnamesine uygun olarak eksiksiz teslim alınmıştır” kaşesi ve imzası (Muayene Kabul Şerhi) basılmak ve ambar girişi yapılmışsa Taşınır İşlem Fişi eklenmek zorundadır.

İstisna Kapsamındaki Alımlar (4734 md. 3/g ve Belediye Şirketleri)

Belediye iştiraklerinin kendi ticari faaliyetleri çerçevesinde 3/(g) bendi uyarınca yaptığı alımlar, 4734’ün katı ilan ve ihale bürokrasisinden muaftır; ancak denetimden muaf değildir:

  • Şirketin kendi Yönetim Kurulu kararıyla çıkardığı “Satın Alma Usul ve Esasları Yönergesi”nde muayene ve kabul biriminin nasıl çalışacağı açıkça tanımlanmalıdır.

  • İstisna sözleşmesinde kabul şartı öngörülmüşse, bu kural şirket için bağlayıcı bir iç mevzuat normudur. Komisyon tutanağı olmaksızın yapılan hakediş ödemeleri, şirket yönetimini şirketi zarara uğratmaktan şahsen sorumlu kılar.