Elektronik ihale (e-ihale) uygulamasında isteklilerce İhaleye Katılım Belgesi ekinde EKAP’a taranarak veya görsel olarak yüklenen belgelerin silik, düşük çözünürlüklü olması ya da karekodlarının sistem üzerinden teyit edilememesi durumunda idarelerin izleyeceği yol mevzuatta net bir biçimde tanımlanmıştır.

Uygulamada idareler bu tür durumları çoğu zaman “belge eksikliği” veya “yeterliğin sağlanamaması” olarak değerlendirip istekliyi doğrudan değerlendirme dışı bırakma eğilimi göstermektedir. Ancak Kamu İhale Kurulu’nun 29.07.2026 tarihli ve 2026/UH.I-1995 sayılı kararı, bu yaklaşımın hukuka aykırı olduğunu, belgenin var olması durumunda idarenin fiziki teyit mekanizmasını işletmek zorunda olduğunu ortaya koyan kritik bir emsal niteliğindedir.

Uyuşmazlığın Konusu

TCDD 2. Bölge Müdürlüğü tarafından gerçekleştirilen personel taşıma ihalesinde İdari Şartname m. 7.4 uyarınca isteklilerden güzergâhlarda çalıştırılacak her bir araç için Eskişehir Büyükşehir Belediyesi tarafından verilen Servis Aracı Güzergâh/Özel İzin Belgesi sunulması yeterlik kriteri olarak aranmıştır.

İhale komisyonu; sınır değer altında kalan isteklinin sisteme yüklediği izin belgelerinin bir kısmının taramasında karekodların silik/okunamaz olduğunu, bir kısmının ise şeffaf poşet dosya üzerinden çekilmiş fotoğraflar şeklinde yüklendiğini, bu nedenle karekod ve doğrulama kodları üzerinden teyit yapılamadığını belirterek istekliyi doğrudan değerlendirme dışı bırakmıştır.

İstekli tarafından yapılan itirazen şikâyet başvurusunda;

  1. Belgelerin sisteme yüklendiği, ortada bir “belge yokluğu” değil, yalnızca sisteme aktarılan görselin okunabilirliği sorunu bulunduğu, idarenin doğrudan eleme yapmak yerine mevzuat uyarınca belgenin aslını/fiziki suretini talep etmesi gerektiği,

  2. Ayrıca henüz sözleşme imzalanmadan belediye güzergâh izin belgelerinin ihale aşamasında yeterlik kriteri olarak aranmasının ihaleye katılımı daralttığı,

iddia edilmiştir.

Kamu İhale Kurulu’nun Değerlendirmesi

a) E-İhalede Okunaksızlık “Belge Yokluğu” Değildir: Fiziki Teyit Zorunluluğu

Kamu Alımlarının Elektronik Ortamda Yapılmasına İlişkin Uygulama Yönetmeliği’nin 12’nci maddesinin 3’üncü fıkrasında açık kural yer almaktadır:

“İkinci fıkraya göre yapılan değerlendirmede, ihaleye katılım belgesine aktarılan bilgi ve belgelerden; entegrasyonlar aracılığıyla veya EKAP ya da diğer kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinden erişilebilenlerin teyit işlemi gerçekleştirilir. 10 uncu maddenin ikinci fıkrasının (c) bendi kapsamında ihaleye katılım belgesine aktarılan belgelerden teyit edilemeyenler bu haliyle değerlendirmeye esas alınır ve ihtiyaç duyulması hali hariç bu belgelerin fiziki olarak sunulması istenmez.”

Kurul dosya üzerinde yaptığı teknik incelemede şu tespitlerde bulunmuştur:

  • İstekli tarafından yüklenen dosyaların çoğunluğunun okunabilir ve doğrulanabilir olduğu,

  • Bir kısım evrakta ise taranmak yerine fotoğraf çekilerek yüklenmesi sebebiyle kod veya detayların silik kaldığı,

  • Ancak okunabilen kısımlar itibarıyla (plaka, araç cinsi, şasi no, ruhsat bilgileri) belgenin içeriğinin ihale şartlarıyla uyumlu olduğu ve sahtelik/geçersizlik yönünde somut bir bulgu olmadığı görülmüştür.

Kurul; uyuşmazlığın yeterlik kriterinin hiç sağlanmaması ya da belgenin hiç sunulmaması hali olmadığını, yalnızca sunulan belgedeki okunabilirlik/doğrulanabilirlik pürüzünden ibaret olduğunu vurgulamıştır. İdarenin, Yönetmelik m. 12/3 uyarınca belgelerin fiziki olarak sunulmasını isteyerek teyit işlemini tamamlaması gerekirken, istekliyi doğrudan elemesi hukuka aykırı bulunmuştur.

b) İhale Dokümanına Yönelik İddialarda Hak Düşürücü Süre

İsteklinin, belediye izin belgesinin ihale aşamasında yeterlik kriteri olarak düzenlenmesinin rekabeti engellediği yönündeki 2’nci iddiası esasa girilmeksizin reddedilmiştir:

  • İhale dokümanının EKAP’tan indirildiği tarih: 18.06.2026

  • İhale tarihi: 24.06.2026

  • İdareye şikâyet tarihi: 08.07.2026

4734 sayılı Kanun’un 55’inci maddesi uyarınca dokümana yönelik şikâyetlerin ihale tarihinden en geç üç iş günü öncesine kadar yapılması zorunludur. İhale yapıldıktan sonra ihale dokümanındaki yeterlik kriterinin katılımı daralttığı iddiasıyla başvuru yapılamayacağından bu iddia süre aşımı yönünden reddedilmiştir.

Kamu İhale Kurulu; idarece doğrudan eleme yapılmasını mevzuata aykırı bularak:

  1. 4734 sayılı Kanun’un 54’üncü maddesinin on birinci fıkrasının (b) bendi gereğince düzeltici işlem belirlenmesine (isteklinin izin belgelerine ilişkin teyit işlemlerinin, belgelerin fiziki suretleri istenerek gerçekleştirilmesi ve ihalenin bu aşamadan sonra mevzuata uygun biçimde yeniden yürütülmesine),

  2. İsteklinin 2 iddiasından 1’inde haklı bulunması sebebiyle yatırdığı 129.385,00 TL başvuru bedelinin 1/2 oranına tekabül eden 64.692,50 TL’lik kısmının istekliye iadesine,

oybirliğiyle karar vermiştir (Karar No: 2026/UH.I-1995).