4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun 12. maddesi ve ilgili Uygulama Yönetmelikleri uyarınca teknik şartname; ihale konusu mal, hizmet veya yapım işinin teknik kriterlerini, performans ölçütlerini ve kalite gereksinimlerini belirleyen en temel ihale dokümanıdır. Şartnamenin ana amacı, idarenin ihtiyacını eksiksiz karşılarken rekabet, saydamlık ve eşit muamele ilkelerini zedelememektir.

Teknik Şartnamede Olması Gerekenler

1. Amaç ve Kapsam: İhtiyacın ne olduğu, işin nerede ve hangi koşullarda teslim edileceği veya yürütüleceği açıkça tarif edilmelidir.

2. Fonksiyonel ve Performans Kriterleri: Ürünün veya işin fiziksel/kimyasal özellikleri, kapasitesi, tolerans aralıkları, çalışma ortamı şartları (sıcaklık, nem, voltaj vb.) nesnel ölçülerle tanımlanmalıdır.

3. Ulusal ve Uluslararası Standartlar: Varsa Türk Standardı (TSE), Avrupa Standardı (CEN/CENELEC) veya uluslararası standartlara (ISO, IEC vb.) atıf yapılmalı; ancak her standart atfının yanına mutlaka “veya dengi” ifadesi eklenmelidir.

4. Kalite, Çevre ve Güvenlik Belgeleri: İhtiyaçla doğrudan orantılı olmak kaydıyla CE uygunluk işareti, ISO kalite yönetim belgeleri, test raporları veya hijyen belgeleri gibi yasal/teknik zorunluluklar belirtilmelidir.

5. Numune, Demonstrasyon ve Muayene-Kabul Kriterleri:

   • Teklif aşamasında numune veya demonstrasyon istenip istenmeyeceği,

   • Teslimatta muayene ve kabul işlemlerinin hangi test, tahlil ve yöntemlerle yapılacağı, masrafların kime ait olacağı netleştirilmelidir.

6. Garanti, Bakım-Onarım ve Satış Sonrası Servis: Garanti süresi, arıza durumunda müdahale ve çözüm süreleri, periyodik bakım gereksinimleri, yetkili servis ağı şartları (özellikle Sanayi ve Teknoloji Bakanlığı düzenlemeleriyle uyumlu) yer almalıdır.

7. Eğitim, Dokümantasyon ve Kurulum: Varsa cihaz/yazılım kullanım eğitimleri, Türkçe kullanım kılavuzu temini, montaj ve ilk çalıştırma yükümlülükleri yazılmalıdır.

Teknik Şartnamede Kesinlikle Olmaması Gerekenler

1. Marka, Model ve Patent İsimleri:

   • 4734 sayılı Kanun’un 12. maddesi gereğince şartnamelerde belirli bir marka, model, patent, menşei, kaynak veya ürün adı yazılamaz.

   • İstisna: Ulusal veya uluslararası standartların bulunmadığı veya teknik özelliklerin başka türlü belirlenmesinin imkânsız olduğu hallerde marka veya model belirtilebilir; ancak bu durumda dahi “veya dengi / eşdeğeri” ifadesinin yazılması kanuni bir zorunluluktur.

2. Tek Bir Üreticiyi/İstekliyi İşaret Eden Ölçüler:

   • Belirli bir markanın broşüründen birebir kopyalanmış, piyasada yalnızca tek bir üründe bulunan milimetrik boyutlar, patentli özel alaşım isimleri veya spesifik kodlar şartnameye konulamaz. Bu durum rekabeti engellediği gerekçesiyle KİK tarafından doğrudan ihalenin iptali sebebidir.

3. İsteklinin Yeterliğine İlişkin Kriterler:

   • İsteklinin cirosu, sermayesi, iş hacmi, geçmiş iş bitirme belgeleri veya personel sayısı gibi yeterlik kriterleri teknik şartnamede yer alamaz. Bu hususlar İdari Şartname’de düzenlenir; teknik şartname yalnızca malın, hizmetin veya yapım işinin niteliklerine odaklanmalıdır.

4. Mevzuatla ve İdari Şartnameyle Çelişen Hükümler:

   • İdari şartname, sözleşme tasarısı veya genel teknik şartnamelerle çelişen özel cezai şartlar, ödeme vadeleri ya da teslim süreleri teknik şartnameye yazılmamalıdır (belge öncelik sıralamasında uyuşmazlığa yol açar).

5. Denklik Teyidini İmkânsız Kılan Muğlak İfadeler:

   • “Piyasada bilinen en kaliteli ürün olacaktır”, “yeterli güçte olacaktır”, “idarenin uygun göreceği renkte olacaktır” gibi nesnel ölçülemeyen, denetimi subjektif yoruma açık ifadeler kullanılmamalıdır.

6. Maliyeti Gereksiz Yere Artıran Aşırı Kriterler:

   • İdarenin fiili ihtiyacını aşan, piyasa fiyatını katlayan ve kamu kaynaklarının verimli kullanılmasını engelleyen aşırı lüks veya gereksiz fonksiyonlar eklenmemelidir.

Kritik Kontrol Listesi