4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun İhale İşlem Dosyası başlıklı 7. maddesi ve ilgili Uygulama Yönetmelikleri uyarınca; idare tarafından her ihale için bir ihale işlem dosyası düzenlenir. Bu dosya, sürecin hazırlık aşamasından sözleşmenin imzalanmasına kadar geçen tüm resmi iş, işlem ve yazışmaları kronolojik ve eksiksiz bir biçimde içerir.

Bir ihale işlem dosyasında yer alması zorunlu olan bilgi ve belgeler süreç sırasına göre şu şekildedir:

1. Hazırlık ve İhale Öncesi Süreç Belgeleri

• İhtiyaç Belgesi / Talep Yazısı: İlgili birim tarafından ihtiyacın gerekçesini ve miktarını belirten resmi yazı.

• Yaklaşık Maliyet Hesap Cetveli ve Dayanakları:

  • Piyasa fiyat araştırması tutanakları, firmalardan alınan proforma fatura/fiyat teklifleri,

  • Varsa ticaret ve sanayi odaları, borsa fiyatları veya kamu kurumlarının yayımladığı analiz/rayiçler,

  • Yaklaşık maliyet hesap cetveli ve yaklaşık maliyet onay belgesi.

• Ödenek Durum Belgesi: İhale konusu iş için bütçede ödeneğin bulunduğunu tevsik eden belge.

• Teknik Şartname ve Varsa Projeler: İşin niteliğini, kriterlerini gösteren teknik şartname, mahal listesi, projeler vb.

• İhale Onay Belgesi: İhale usulünü, ilan şeklini ve yaklaşık maliyeti içeren, ihale yetkilisi (harcama yetkilisi) tarafından imzalanmış resmi onay.

• İhale Komisyonu Görevlendirme Onayı: İhale yetkilisi tarafından asıl ve yedek üyelerin (biri başkan, ikisi uzman, biri muhasebe/mali üye olmak üzere en az 5 kişiden oluşan) görevlendirildiğine dair onay yazısı.

2. İhale Dokümanı (EKAP Kayıtları)

• İdari Şartname: İlgili uygulama yönetmeliği ekindeki standart tipe uygun olarak hazırlanan şartname.

• Sözleşme Tasarısı: İmzalanacak sözleşmenin standart tipine uygun taslağı.

• Birim Fiyat Teklif Cetveli / Götürü Bedel Cetveli Şablonu.

• Genel / Özel Şartnameler (Varsa): Hizmet/yapım işleri genel şartnameleri ve varsa özel şartnameler.

• Açıklamalar ve Zeyilnameler: Varsa süreç içinde yapılan yazılı açıklamalar (madde 54) veya doküman düzeltme zeyilnameleri (madde 29).

3. İlan ve Doküman Temin Süreci Belgeleri

• İhale İlanı Metni ve İlan Kanıtları: Kamu İhale Bülteni’nde, yerel/ulusal gazetelerde yayımlanan ilan metinleri ve Basın İlan Kurumu makbuzları.

• Davet Yazıları: Belli istekliler veya pazarlık usulünde isteklilere gönderilen davet mektupları.

• Doküman Alanlar Listesi: EKAP üzerinden e-imza ile dokümanı indiren aday/istekli olabileceklere ilişkin kayıt dökümü.

4. Tekliflerin Alınması ve Değerlendirme Belgeleri

• Teklif Zarfları / E-Teklif Açma Tutanakları: Elektronik ortamda (EKAP) veya fiziki zarf açma aşamasında düzenlenen “Teklif Edilen Fiyatlar ve Belgelerin Kontrol Tutanağı”.

• Geçici Teminat Belgeleri ve Kontrolleri: Geçici teminat mektupları veya saymanlık vezne alındıları (EKAP üzerinden e-teminat sorguları).

• İsteklilerin Teklif Mektupları ve Yeterlik Belgeleri: Teklif mektubu, yetki belgeleri, iş deneyim belgeleri vb.

• Aşırı Düşük Teklif Sorgulama Evrakları (Gerekiyorsa): Sınır değer hesabı, aşırı düşük teklif sorgulama yazıları, isteklilerin sunduğu açıklamalar ve komisyonun inceleme tutanağı.

• İhale Komisyonu Karar Tutanağı: Tekliflerin ayrıntılı değerlendirmesini, elenen isteklilerin gerekçelerini ve ekonomik açıdan en avantajlı teklifi gösteren, komisyon üyelerince imzalanmış nihai gerekçeli karar.

• İhale Yetkilisi Onayı: İhale komisyon kararının ihale yetkilisince onaylandığına (veya gerekçeli iptaline) dair onay belgesi.

5. Karar Sonrası, İtiraz ve Sözleşme Aşaması Belgeleri

• Kesinleşen İhale Kararı Bildirimleri: Tüm isteklilere EKAP üzerinden gönderilen gerekçeli karar bildirim formları ve teyit dökümleri.

• Şikâyet / İtirazen Şikâyet Evrakları: Süreçte yapılmışsa idareye şikâyet dilekçeleri, idarece verilen kararlar ve varsa KİK kurul kararları.

• Sözleşmeye Davet Yazısı: Ekonomik açıdan en avantajlı (ve gerekirse ikinci) istekliye tebliğ edilen davet yazısı.

• Sözleşme Öncesi Kontrol Belgeleri:

  • İhale tarihi ve sözleşme imza tarihi itibarıyla KİK İhale Yasaklılık Teyitleri,

  • SGK prim borcu ve vergi borcu olmadığına dair güncel belgeler.

• Kesin Teminat Belgesi: Sözleşme öncesi teslim alınan kesin teminat mektubu/makbuzu.

• İmzalı Sözleşme: İdare ve yüklenici tarafından imzalanmış sözleşme metni ve damga vergisi ödendi makbuzları/tahsildar alındıları.

• İhale Sonuç Bildirimi: KİK bülteninde yayımlanmak üzere gönderilen sonuç ilanı/bildirim dökümü.

Pratik Kontrol Tablosu