4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun 6. maddesi ile Kamu İhale Genel Tebliği’nin 5. maddesi, kamu ihalelerinde idari iradenin ve komisyon kararlarının hukuki sıhhatini belirleyen kuralları düzenler. Komisyon teşkilindeki veya karar alma süreçlerindeki usulsüzlükler, doğrudan ihalenin iptali ve denetim organlarınca kamu zararı/sorumluluk tespiti sonucunu doğurur.

İhale yetkilisi, 4734 sayılı Kanun’un 4. maddesi uyarınca; idarenin ihale ve harcama yapma yetki ve sorumluluğuna sahip kişi veya kurulları ile usulüne uygun yetki devri yapılmış görevlilerdir. İdarelerin tabi olduğu teşkilat kanunları, ana statüler veya yetki devri kararları çerçevesinde belirlenir.

• Onay Makamının Bağımsızlığı: İhale yetkilisi, komisyon kararını onaylayacak veya iptal edecek nihai merci olduğundan ihale komisyonunda üye veya başkan olarak kesinlikle görev alamaz (Tebliğ Md. 5.8).

• Kurul Halindeki İhale Yetkilileri: Yönetim kurulu, encümen veya icra kurulu gibi heyetlerin ihale yetkilisi olduğu tüzel kişiliklerde (özellikle belediye iştirakleri/KİT’ler), kurulda oy hakkı bulunan üyeler de ihale komisyonuna atanamaz. Denetleyen makam ile icra eden makamın aynı kişide birleşmesi fonksiyonel yetki aşımına yol açar.

İhale komisyonu; biri başkan, en az ikisi ihale konusu işin uzmanı ve biri muhasebe veya mali işlerden sorumlu personel olmak üzere, tek sayıda ve en az 5 kişiden oluşur (Kanun Md. 6, Tebliğ Md. 5.2).

• Yedek Üye Zorunluluğu: Komisyon teşkili onayında, asıl üyelerin uzmanlık niteliklerini birebir karşılayacak yedek üyelerin (işin uzmanı yedekleri ve mali üye yedeği) belirlenmesi zorunludur.

• Danışmanlık İhalelerindeki Özel Durum: Danışmanlık Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği Md. 19/2 uyarınca, muhasebe ve mali üye haricindeki tüm üyelerin işin uzmanı olması zorunludur (Tebliğ Md. 5.5).

• Personel Yetersizliği: İdarenin kendi kadrosunda yeterli sayı veya nitelikte personel bulunmaması halinde, 4734 sayılı Kanun kapsamındaki diğer kamu idarelerinden komisyona üye görevlendirilebilir (Tebliğ Md. 5.4).

Tebliğ’in 5.3. maddesi, ihale sürecinde keyfi üye değişikliklerini engelleyerek objektifliği koruma altına almıştır:

İhale komisyonlarının çalışma mekanizması katı şekil şartlarına bağlıdır (Tebliğ Md. 5.9):

1. Eksiksiz Toplanma Kuralı: İhale komisyonu eksik üye ile toplanamaz ve karar alamaz. 5 kişilik bir komisyonda bir üyenin mazereti varsa yerine derhal yedeği çağrılır; 4 kişiyle toplantı veya karar tesis edilemez.

2. Çekimser Oy Yasağı: Komisyon başkanı ve üyeleri oy kullanmaktan imtina edemez, çekimser kalamaz.

3. Karşı Oy Gerekçesi: Alınan karara muhalif kalan üyeler, çoğunluk kararına imza atmakla birlikte karşı oy gerekçelerini kararın altına açıkça yazmak ve imzalamak zorundadır.

4. Müteselsil Sorumluluk: Üyeler verdikleri oy ve kararlardan doğrudan sorumludur; Sayıştay ilamlarında ve mali teftişlerde sorumluluk imza ve karşı oy gerekçelerine göre tayin edilir.

Uygulamada sıklıkla karıştırılan ve Sayıştay denetimlerinde bulgu konusu yapılan görev ayrımları Tebliğ’in 5.7. maddesinde netleştirilmiştir:

[İhale Komisyonu Üyesi] ──► Kontrol Teşkilatında yer alabilir.
[İhale Komisyonu Üyesi] ──► Muayene ve Kabul Komisyonunda yer alabilir.
[Kontrol Teşkilatı Görevlisi] ──X──► Muayene ve Kabul Komisyonunda YER ALAMAZ.

Hukuki Dayanak (Tebliğ Md. 5.7): Yapılan bir sözleşme kapsamında kontrol teşkilatında yer alan görevliler, sözleşme sonucundaki hizmet alımları ve yapım işleriyle ilgili muayene ve kabul komisyonunda görev alamazlar. Kendi yürüttükleri denetim faaliyetinin kabulünü yine kendilerinin yapması denetimin tarafsızlığı ilkesine aykırıdır.

Çerçeve Anlaşmalar ve Münferit Sözleşme Komisyonları Tebliğ’in 5.6. maddesi çerçevesinde:

• Çerçeve anlaşma ihalesini yürüten komisyonun görevi, çerçeve anlaşmanın akdedilmesi ile nihayete erer.

• Münferit sözleşme aşamasında teklifleri değerlendirmek üzere tek sayıda ve en az üç kişiden oluşan ayrı bir komisyon kurulur. Bu komisyonda görev alacak personelin “işin uzmanı” olması şartı aranmaz.