4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun İhale İşlem Dosyası başlıklı 7. maddesi ve ilgili Uygulama Yönetmelikleri uyarınca; idare tarafından her ihale için bir ihale işlem dosyası düzenlenir. Bu dosya, sürecin hazırlık aşamasından sözleşmenin imzalanmasına kadar geçen tüm resmi iş, işlem ve yazışmaları kronolojik ve eksiksiz bir biçimde içerir.